为了确保公司内部信息的安全性，防止因邮箱使用不当而导致的数据泄露或安全隐患，特制定本邮箱安全管理制度。本制度适用于全体员工在日常工作中对邮箱的使用和管理。

一、邮箱账号管理

1. 账号分配：每位员工的邮箱账号由IT部门统一分配，并根据职位和工作需要设定权限。

2. 密码设置：所有邮箱用户必须定期更换密码，密码长度不少于8位，包含字母、数字及特殊符号，避免使用简单或容易被猜测的密码。

3. 账户锁定机制：若连续输入错误密码超过三次，系统将自动锁定该账户，并通知管理员进行解锁操作。

二、邮件发送与接收

1. 敏感信息处理：涉及公司机密或敏感信息的邮件应在发送前加密处理；收件人名单应严格控制，避免不必要的人员接触。

2. 附件管理：对于含有重要文件的邮件附件，应先确认对方是否具备接收条件，同时注意检查附件是否存在病毒风险。

3. 垃圾邮件过滤：启用邮件客户端内置的垃圾邮件过滤功能，定期清理可疑邮件，防止恶意软件入侵。

三、设备安全措施

1. 终端防护：使用个人电脑登录邮箱时，需安装正版杀毒软件并保持更新；离开办公桌时应及时退出邮箱会话。

2. 移动设备管理：通过移动设备访问邮箱时，建议开启双重身份验证（2FA），以增加额外的安全保障。

四、应急响应机制

1. 紧急情况报告：一旦发现邮箱被盗用或存在异常行为，应立即向IT部门报告，并采取相应措施阻止进一步损害。

2. 数据恢复预案：定期备份重要邮件内容，以便在发生意外删除或其他问题时能够快速恢复。

五、培训与监督

1. 定期培训：组织员工参加网络安全知识培训，增强大家的安全意识。

2. 监督检查：不定期抽查邮箱使用状况，发现问题及时纠正。

以上为本公司的邮箱安全管理制度，请全体同仁共同遵守执行。希望每位同事都能从自身做起，共同维护良好的网络环境，保护公司利益不受侵害。

请注意，上述文档仅为示例性质，具体实施细节可根据实际情况调整优化。