为了规范公司内部会议室的使用管理，提高资源利用率，确保会议顺利进行，特制定本规定，请全体员工严格遵守。

一、会议室预约流程

1. 预约时间

所有会议室需提前至少一天通过公司内部系统进行预约。紧急情况下，可由部门负责人向行政部申请临时预约。

2. 预约方式

预约时需填写《会议室使用申请表》，注明会议主题、预计人数、开始和结束时间等信息。若需特殊设备（如投影仪、音响等），请在申请表中备注说明。

3. 优先级安排

公司高层会议享有优先权；其他部门如需占用同一时间段，按先预约者优先的原则处理。

4. 取消预约

如因特殊情况需要取消已预约的会议室，应提前至少两小时通知行政部，并在系统中完成取消操作。

二、会议室使用规范

1. 保持整洁

使用前，请检查会议室是否整洁，如有问题请及时联系行政部。会议结束后，请将桌椅归位，清理垃圾并关闭所有电器设备。

2. 爱护设施

严禁在会议室墙壁、桌椅上涂写或刻画，不得随意移动固定设备。如发现损坏，需照价赔偿。

3. 控制音量

会议期间请注意控制音量，避免干扰相邻会议室的正常使用。建议佩戴耳机使用电子设备播放音频。

4. 节约能源

离开会议室时，请随手关灯、空调和其他用电设备，以节约能源。

5. 禁止吸烟

公司全面禁烟，任何人员不得在会议室及其他办公区域内吸烟。

三、违规处理办法

1. 未按规定预约

对于未经预约擅自占用会议室的行为，将视情节严重程度给予警告或罚款处理。

2. 违反使用规范

若出现破坏设施、浪费资源等情况，相关责任人需承担相应责任，并接受批评教育。

3. 多次违规

对于屡次违反规定的部门或个人，公司将采取进一步措施，包括限制其使用会议室的权利。

希望全体员工能够共同维护良好的办公环境，合理规划会议安排，让会议室成为高效沟通的重要平台。如有疑问，请随时联系行政部，我们将竭诚为您服务！

最终解释权归行政部所有。

以上为会议室预定及使用的规定，请大家务必遵守，谢谢合作！